mayumi 
読めばわかること
- 企業が従業員の素行調査を検討する際の基本的な考え方
- 素行調査で確認できる内容と慎重に扱うべき情報
- 違法リスクやプライバシー侵害を避けるための注意点
- 採用時の調査と在職中の調査で異なるポイント
- 探偵へ依頼する際に企業が整理すべき事項
従業員の勤務実態に不自然な点がある。
競合企業や取引先との接触が増えている。
経費申請や出張報告に説明しづらい部分が見つかった。
こうした状況では、企業として事実確認を進める必要が出てくることがあります。
一方で、不正の疑いがあるからといって、企業がどこまで調べてもよいわけではありません。
調査方法を誤れば、対象者との労務トラブルやプライバシー侵害、企業への信用低下につながるおそれがあります。
重要なのは、調査の目的・必要性・手段の相当性を整理したうえで、確認範囲を限定することです。
本記事では、企業が素行調査を行う際に押さえておきたい調査範囲、違法リスクを避ける考え方、探偵へ依頼する場合の注意点を解説します。
企業の素行調査では、まず「何を確認したいのか」を明確にする
調査目的が曖昧なままでは、リスクが高まりやすい
企業が素行調査を検討する背景には、従業員の行動に対する何らかの懸念があります。
ただし、「何となく怪しい」「最近態度が変わった」といった印象だけでは、調査の必要性を十分に説明できません。
まずは、社内で確認済みの事実と、まだ確認できていない点を分けることが大切です。
たとえば、次のように整理すると調査の目的が明確になります。
- 営業報告と実際の訪問状況に差がないかを確認したい
- 架空出張や経費不正につながる行動がないかを把握したい
- 競合企業や取引先との接触に業務上の合理性があるかを確認したい
- 退職予定者による顧客引き抜きや情報持ち出しの兆候を調べたい
- 管理職による取引先との不適切な関係がないかを確認したい
このように目的を具体化しておけば、必要な調査期間や対象範囲を絞り込みやすくなります。
結果として、不要な調査を避けながら企業リスクを抑えることにもつながるでしょう。
在職中の調査と採用時の調査は分けて考える
素行調査を考える際は、対象者がすでに在職している従業員なのか、採用前の応募者なのかによって、注意点が異なります。
在職中の従業員については、業務上の不正、就業規則違反、勤務実態、競業行為など、企業活動と直接関係する事実を確認する必要が生じることがあります。
一方、採用前の応募者に対する調査では、職務遂行能力と関係のない情報まで収集すると、差別的な取扱いにつながるおそれがあります。
特に、本人の本籍、出生地、家族構成、思想信条、宗教、支持政党、労働組合への加入状況などは、採用判断に利用すべきではない情報として慎重な対応が求められます。
採用リスクの確認と、応募者の私生活を過度に調べることは別の問題として考える必要があります。
素行調査で確認できることと、慎重に扱うべきこと
業務に関係する行動は確認対象になり得る
法人向けの素行調査では、対象者の業務実態や、企業に影響を及ぼす可能性がある行動を確認することがあります。
代表的な確認項目としては、次のようなものが挙げられます。
- 営業担当者の訪問先、滞在時間、移動状況
- 出張・外出報告と実際の行動に差がないか
- 特定の取引先や競合企業との接触状況
- 勤務時間中の私的行動が常態化していないか
- 顧客引き抜きや競業行為につながる兆候
- 業務上の立場を利用した不適切な関係の有無
ここで重要なのは、業務との関連性がある範囲で事実を確認することです。
単に対象者の私生活を知りたいという理由では、企業として調査を正当化しにくくなります。
調査によって得られた情報も、必要な社内判断に限って利用する姿勢が求められます。
私生活に踏み込みすぎる調査は慎重に判断する
従業員に不正の疑いがある場合でも、私生活のすべてを把握しようとする調査は適切とはいえません。
たとえば、休日の交友関係、家族構成、思想信条、病歴、宗教、政治的立場などは、原則として業務上の不正確認とは直接関係しない情報です。
また、私物スマートフォンの無断確認、私的アカウントへの不正アクセス、過度な監視、違法な盗聴などは、別の法的問題を生む可能性があります。
不正を疑う気持ちが強いほど、企業側は調査の範囲を広げたくなるかもしれません。
しかし、調査手法そのものが問題視されれば、企業防衛のための行動が新たなリスクに変わるおそれがあります。
違法リスクを避けるために企業が押さえるべき3つの視点
目的に対して調査範囲が広すぎないかを確認する
素行調査では、確認したい内容に対して調査範囲が過剰になっていないかを見直す必要があります。
たとえば、架空出張の疑いを確認する目的であれば、対象となる出張日や訪問予定先に絞って実態を確認する方法が考えられます。
その一方で、数か月にわたって休日を含めた生活全般を追跡する必要があるのかは、慎重に判断しなければなりません。
目的と手段のバランスを欠くと、対象者から調査の相当性を問われる可能性が高まります。
そのため、調査を始める前に、次の点を社内で確認しておくとよいでしょう。
- 不正や規程違反を疑う具体的な事情があるか
- 調査によって確認したい事実は何か
- 調査の対象期間は必要最小限になっているか
- 社内資料だけでは確認できない理由があるか
- 調査結果を誰がどの目的で利用するのか
調査情報の共有範囲を限定する
素行調査で得られる情報は、従業員の行動に関するセンシティブな内容を含む場合があります。
そのため、結果を必要以上に社内共有すると、噂の拡散や職場環境の悪化、対象者への情報漏洩につながるおそれがあります。
調査を担当する部署、人事責任者、法務担当、経営層など、必要な関係者に限定して取り扱うことが重要です。
調査資料の保管方法、閲覧権限、保存期間、廃棄方法まで決めておけば、情報管理上の問題も抑えやすくなります。
調査結果を取得すること以上に、その後どのように扱うかが企業の信頼を左右します。
調査結果だけで懲戒や処分を決めない
探偵による調査報告書は、企業が事実関係を整理するうえで有効な材料になります。
ただし、報告書だけを根拠にして直ちに懲戒処分や解雇を決めることは、慎重に考える必要があります。
調査結果を勤怠記録、経費資料、営業報告、就業規則、対象者への適切な聞き取りなどと照らし合わせ、全体として事実を確認することが大切です。
処分や契約解除を検討する段階では、弁護士や社会保険労務士などの専門家と連携したほうがよい場面もあります。
企業としては、調査をゴールにするのではなく、適切な社内対応につなげるための判断材料として活用することが重要になります。
探偵へ依頼する前に準備しておきたい情報
相談時に共有すると調査設計が進めやすい情報
探偵へ依頼する場合は、企業側が把握している情報を整理したうえで相談すると、調査目的がぶれにくくなります。
特に、以下のような情報があると、必要な調査範囲を検討しやすくなります。
- 対象者の所属、役職、担当業務
- 不自然な行動が見られた日時や場所
- 出張予定、外出予定、勤務予定
- 営業報告や経費申請に見られる不整合
- 関係が疑われる取引先、競合企業、人物
- 社内で確認済みの事実と未確認の事項
- 調査後に検討している対応方針
一方で、調査と直接関係しない個人情報まで共有する必要はありません。
必要な事実に絞って相談することで、情報管理の面でも適切な依頼につながります。
契約前に確認したい探偵事務所の対応
探偵事務所を選ぶ際は、費用だけで判断するのではなく、調査方法や説明の丁寧さも確認する必要があります。
たとえば、次のような点を相談時に確認しておくと安心です。
- 調査目的に対して、どのような方法を提案するか
- 調査範囲や期間を必要以上に広げていないか
- 追加費用が発生する条件が明確か
- 報告書の内容や提出方法はどうなっているか
- 調査結果の取り扱いについて説明があるか
- 法令順守や人権への配慮を前提に対応しているか
探偵業者には、依頼内容が犯罪行為や違法な差別的取扱いなどに利用されないことを確認する義務があります。
企業側も、調査結果を不当な処分や不適切な人事判断に利用しないという姿勢が求められます。
まとめ｜企業の素行調査は「必要な範囲に絞る」ことが重要
企業が素行調査を行う際は、不正や規程違反の疑いを確認する必要性がある一方で、従業員の権利やプライバシーにも配慮しなければなりません。
特に重要なのは、調査目的を明確にし、業務との関連性がある範囲に調査を限定することです。
採用前の応募者を対象とする場合は、職務と関係のない情報を収集しないよう、より慎重な対応が必要になります。
また、調査結果を社内で広く共有したり、十分な確認をしないまま処分を急いだりすることも避けるべきです。
「従業員の勤務実態を確認したい」「競合企業との接触に不安がある」「社内だけでは不正の有無を判断できない」と感じている場合は、法人向け素行調査に対応した探偵へ相談し、調査の必要性と適切な範囲を整理することから始めるとよいでしょう。
